¿Cuándo entrego mis invitaciones? – Tiempos de diseño, producción y distribución

Se siente magnífico tener las cosas listas a tiempo, y en el proceso de armar una boda, el TIEMPO puede llegar a ser una mortificación terrible para los novios. Mientras el/la wedding planner tiene todo bajo control, los novios en su afán de avanzar, tienden a ponerse ansiosos porque algunas decisiones deben esperar a fechas más cercanas a la boda.

Allow-yourself-time
La buena noticia es que las invitaciones, luego de haber definido la locación y la fecha, son una de las primeras cosas que se pueden dejar resueltas, y hacerlo con antelación evitará que se conviertan en un dolor de cabeza. O sea que, te invito a aprender con este post sobre los tiempos aproximados de producción, y a sentarte con calma a calcular y planear los recomendados para enviar tus invitaciones… para que no te dejes llevar por el “todavía no es tarde”, que a veces nos complica o nos hace quedar mal a todos.

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LOS INVOLUCRADOS

Hay que tener paciencia con los padres (si estos tienen un rol importante en la planificación). Algunos ponen presión con el tiempo de entrega de las invitaciones, aunque muchas veces ellos mismos, por tener control de gran parte de la lista de bodas, pueden ser quienes atrasen el proceso. Por esto es importantísimo conversar tranquilos, escuchar a los que tienen (derecho a) una opinión, asegurarse de que todo el mundo está en la misma línea y que cada cual conoce sus responsabilidades en cuanto a esa lista de invitados.

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“Afinar” la lista desde el principio, ayudará a tener un estimado lo más cercano a la realidad posible, muy conveniente no solo para cotizar las invitaciones, sino para la planificación del evento en general. Es bueno proponer fechas límites para agregar o remover personas y pedirle a todos, que lleguen a la primera reunión con una lista propia redactada, tomando en cuenta los siguientes puntos sobre sus invitados:

• La forma correcta de escribir los nombres y apellidos de cada uno de sus invitados.

• Su situación: es solter@, casad@, divorciad@, está separad@ o es viuda.

• La cantidad de personas que representará cada una de sus invitaciones: ¿Cuáles cuentan como individuos, como parejas de novios o esposos? También, si se está invitando con sus hijos, ¿éstos son niños? ¿O jóvenes con novio o novia estarían también invitados? Y, por último, si el invitado es una persona mayor o discapacitada, que en su sobre solo aparecería su nombre, pero cuenta como dos personas porque vendría acompañado de un@ enfermer@ o cuidador@.

En algunos casos, hay que estar preparado para remover invitados, pero si se trabaja con mucha antelación, esas personas “tal vez”, pueden mejor pasar a una lista de espera. Es decir, si envías tus invitaciones con mucho tiempo, y alguien del grupo inicial te cancela, puedes llenar ese puesto con una persona de la lista de espera y ésta todavía recibiría su invitación dentro del margen prudente que indica el protocolo.

Aprovecha estas primeras reuniones, para definir el tipo de invitación que quisieran. Aunque quizás para este momento no se tenga fecha y lugar exacto, es bueno comenzar a pensar en el tipo de materiales para las tarjetas y sobres, así como empezar a conocer la redacción del texto que aparecerá en la tarjeta incluyendo los nombres completos de los todos padres (si éstos aparecerán en la invitación).

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INVITACIONES Y SOBRES EXTRA

Siempre siempre siempre voy a recomendar que se produzcan invitaciones de más. Tener tarjetas y sobres extra es una buena idea por varias razones:

• Por los invitados que se olvidan en el momento de hacer la primera lista, o por si surgen nuevas amistades o personas que representen compromisos valiosos durante los meses de preparación de la boda.

• Si cancelan invitados y todavía se está a tiempo para invitar personas de la lista de espera.

• Por si en el proceso de armar o repartir se ensucie o maltrate una, se podría repetir el sobre o sustituir la tarjeta.

• Quedan para el recuerdo de los novios y/o los padres y para incluir en el álbum de bodas.

• Todos los pendolistas pedimos sobres extra. Pueden maltratarse o ensuciarse con tinta, y tanto nosotros como los clientes podemos cometer un error en algún nombre, viéndonos en la necesidad de repetirlo. Lo recomendable es producir un 10% extra de sobres.

Calcula-invitaciones-extra

Si no imprimes invitaciones extra corres el riesgo de necesitarlas a último minuto, y que tu imprenta o tarjetería no pueda entregarte con rapidez, aunque sean solo 3 unidades las que pidas. Encima de esto, por la forma en que operan las máquinas de impresión tradicional, solo por el hecho de tener que montar de nuevo tus placas e imprimirte esas solas tarjetas (probablemente teniendo que paralizar la producción de otro proyecto que había en fila), el costo de ese servicio puede ser casi el mismo que cuando te hicieron el total de las invitaciones iniciales (restando la cantidad de papel). Es decir, el precio por unidad de cada tarjeta puede aumentar de manera insólita y de paso ya estarás perdiendo tiempo valioso. O sea que aquí voy a insistir; imprime de más… es mejor que sobren a que falten.

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PRODUCCIÓN

Todos sabemos que existen temporadas altas de celebraciones de nupcias. Hemos consultado con Tania Castellanos, de Unigráfica, para que nos cuente sobre las fechas más ocupadas para trabajar las invitaciones de bodas.
En República Dominicana, la temporada en la que se celebran más bodas es entre noviembre y febrero, porque es la época en que nuestra isla tiene mejor clima; no hace tanto calor y se está saliendo de la temporada de huracanes (o sea, menos probabilidades de lluvia). Esto no significa que durante el resto del año no se celebren matrimonios, pero si ayuda a reconocer cuales son los meses en los que las imprentas están más saturadas de trabajo. 

Según Tania, las dos temporadas más intensas de producción de invitaciones de bodas son entre septiembre y noviembre, y entre febrero y mayo.

Pero como en los últimos meses del calendario coinciden las bodas con los eventos de navidad y fin de año (tanto sociales como corporativos), el tiempo de respuesta de estos negocios se complica aún más. Para imprentas y tarjeterías como Unigráfica la temporada entre septiembre y diciembre es más ocupada en general.

Desconocer este calendario, no solo puede atrasar tu tiempo en los turnos de impresión y producción, sino que también te puede complicar el uso de algún material específico (papel o accesorio) que quisieras incluir en tu suite de invitación. Ya sea porque haya que ordenarlo a algún artesano local, o pedirlo fuera y por ende esperar a que llegue al país, pase por aduanas y llegue a tu imprenta.

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EL PENDOLISTA O CALÍGRAFO

Ahora, sumamos el tiempo que se tomará escribir los nombres de los invitados en los sobres. Hay que destacar que no necesariamente todos los pendolistas trabajamos directo con l@s diseñador@s o tarjeterías, por lo que en muchos de los casos, habrá que contactarnos aparte. A veces nos vemos trabajando con los sobres de múltiples eventos unos detrás de los otros y normalmente operamos por orden de llegada de cada cliente.

Lo recomendable es que desde que pongas la orden para el diseño e impresión de tus invitaciones, te pongas en contacto con tu pendolista, para que ést@ se planifique y sepa la fecha aproximada en la que recibirá tus sobres. En estos días en que tu tarjeta se está imprimiendo, puedes ir informándole sobre la cantidad de sobres que le enviarás, el color de tinta que quieres usar, cantidad de lineas, estilo de letras, etc. Si no estás seguro de lo que quieres, puedes mostrarle el diseño que tendrá tu invitación, y así te podrá recomendar un estilo que vaya acorde con tu suite. En el caso de que tus sobres sean de un material fuera de lo común, considera pedir (si es posible) una muestra del material para entregar antes al pendolista y que haga pruebas de tinta y punta. De esta forma cuando llegue el paquete total de sobres, se pueda comenzar a trabajar sin imprevistos.

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Por ser casi los últimos en la cadena del proceso de las invitaciones, los pendolistas y calígrafos sufrimos con clientes que no entienden que nuestro trabajo requiere de tiempo de preparación y dedicación para escribir dess – paahhh – ciii – ooohhh y con amor cada uno de sus sobres. 

Existen casos extremos, es cierto, y a veces los calígrafos o pendolistas contamos historias de como amanecimos trabajando, pero es porque quizás fue por un cliente con el que habíamos llegado a un acuerdo previamente y siempre estuvimos conscientes de cuánto tiempo tendríamos para trabajar. Probablemente esa lista ya la teníamos hacía días (con todos los nombres verificados y sin errores) teníamos la tinta preparada y habíamos separado en nuestro calendario que esa sesión de trabajo sería nocturna. 

O sea que si usted tiene 100 invitaciones que entregar mañana,
y todavía no se ha comunicado con su pendolista…
no l@ llame por primera vez hoy.

La organización de nuestros clientes con su lista de invitados es vital, porque cuando terminamos con los sobres de un evento y comenzamos con otro, es difícil romper la linea de producción para de repente repetirle o escribirle dos o tres sobres extras a un cliente al que se le entregó todo una semana atrás. Ese cliente que ya recibió su producto terminado, probablemente tendrá que esperar a que tengamos disponibilidad para resolverle.
Por esto es super importante que recibamos siempre la lista “pulida”; con los nombres sin que les falte ninguna información, sin errores, faltas ortográficas ni con personas marcadas como “pendiente”.

Si tu suite de invitación incluye tarjetas con asignación de asientos y necesitas que tu pendolista te escriba los números, debes proporcionarle las tarjetas y la información cuando le lleves los sobres. 

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LACRADO O ARMADO

El lacrado es el cierre del sobre con un sello de cera. Ya sea que tus sobres se vayan a cerrar con cera, pegamento, cinta o cualquier invento que esté de moda en el momento, este trabajo lo puede ofrecer la tienda de tarjetería, o lo puedes hacer tú mism@.

Pero, es importante saber que:
El lacrado (o cualquier método de cierre)
se realiza DESPUÉS del pendolismo.

Y es que con un sello de cera pegado, o un lazo amarrado al sobre es imposible escribir con pluma y tinta sobre ellos. Aun si fuera con pincel (que no sería imposible), se corre el riesgo de arruinar un sobre y desperdiciar el trabajo del lacre, porque en ese caso, se rescataría el contenido del interior {la(s) tarjeta(s)}, y se descartaría el sobre que se dañó.

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¿CON CUÁNTO TIEMPO DEBO ENTREGAR A MIS INVITADOS?

Dicho todo lo anterior, y tomando en cuenta que pueden surgir imprevistos, seguiré haciendo énfasis en que las invitaciones se deben comenzar a planificar con mucho tiempo. Cada boda es distinta, y en los casos donde la locación no se encuentra en la misma ciudad o país del invitado, los tiempos para entregar las invitaciones serán distintos.

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Cuando las cantidades de invitados locales y de extranjeros (o que tengan que trasladarse) están balanceadas, lo mejor es buscar un punto medio de tiempo, en donde a los de fuera no les llegue con la fecha muy justa y a los locales con demasiado tiempo. Aquí, de nuevo, es bueno apoyarse de los Save the Dates. Para conocer más información sobre éstos, haz click aquí.

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Aquí un ejemplo para entender mejor como se distribuiría el tiempo, desde el momento que se aprobó una cotización hasta tener las invitaciones en tus manos listas para repartir. 

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Estas fechas se plantearon asumiendo que toda la información que los novios le proporcionan a sus suplidores son los correctos y que han cumplido con las aprobaciones y avances. Debido a que esto se puede ver afectado por confirmaciones de locaciones y lista de invitados, algunas wedding planners recomiendan agregar a este cálculo, una o dos semanas extra de margen de error.

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La entrega de las invitaciones de bodas, según lo indica el protocolo, la hacen en persona los novios. Pero existen bodas muy grandes donde se precisa contratar un servicio de mensajería, se aprovechan los choferes disponibles en la familia o se envían con los padres o amigos a personas con las que se pueda dificultar coordinar un encuentro. Si este es el caso, es recomendable que los novios saquen el tiempo para entregar en persona al menos las de la familia más cercana e invitados de más valor que se encuentren en su misma ciudad.
Para los invitados extranjeros o de otras ciudades, las invitaciones entonces se envían por correo o courier. 

¡Buena suerte planeando tus nupcias! Recuerda que el éxito de la asistencia a tu boda dependerá de la entrega a tiempo de estas invitaciones, por lo que espero te haya servido esta forma de calcularlo. Hacer realidad tus invitaciones puede ser un proceso muy emocionante si se hace correctamente, por lo que siempre mejor es mantener buena comunicación con cada uno de tus suplidores para que sepas el tiempo real que tomará su proceso. 

¡SALUD!

Si tienes alguna duda, aporte o anécdota que quieras compartir, me encantaría leerla. Puedes dejarla en los comentarios más abajo. Salúd!


Te invito a complementar esta lectura visitando la Guía de Redacción de Invitaciones de Bodas , así como el Protocolo de Redacción de Sobres

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One thought on “¿Cuándo entrego mis invitaciones? – Tiempos de diseño, producción y distribución

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