¿Cómo manejar la impresión de tus invitaciones? Suplidores y proceso de trabajo

Llegó el momento de hacer tus invitaciones, y has comenzado a cotizar con 15 negocios que ofrecen el servicio. Puede que las diferencias de materiales, colores y precios sean muchas, pero al final tú elegirás lo que a tu corazón (o bolsillo) le convenga.

Cuando estés list@ para decidirte, te cuento que lo más importante es, como en cualquier situación de la vida en donde precises contratar un servicio, que conozcas las condiciones de trabajo de cada uno.

Ya sea una tarjetería, diseñador gráfico o directamente con una imprenta, debes leer muy detenidamente todas las condiciones y políticas de esa empresa, y estar bien clar@ de como será el proceso para entregarte un producto final. Si no entiendes algo, ¡Pregunta! Es mejor saber todo lo que puede pasar de antemano, y cómo el suplidor que quieres contratar respondería en caso de que surjan imprevistos.

A continuación te doy algunos tips y secretos para hacer que ésta parte de tu wedding planning esté libre de inconvenientes.

WiriWoods_GabyThiago_08

Lo primero

Para cuidarte, trata de mantener todo por escrito. Aprobar “de boca” hablando por teléfono, no es lo mismo que firmar físicamente una cotización. Si no puedes hacerlo en persona, recuerda que los emails y los chats, cuentan como medios que se consideran legalmente vinculantes a la hora de llegar a acuerdos comerciales.

Ésta es un arma de doble filo. Hay que tener mucho cuidado con lo que se escribe cuando se está en comunicación con un suplidor. Y es que, si ya pagaste el avance y aprobaste la impresión de un diseño (que ya habías visto) por email o en un chat, estás legalmente autorizándolo a comenzar a trabajar.

Si algo sale mal por un descuido del cliente, el suplidor está en todo su derecho de cobrar por un trabajo realizado porque ya se ha gastado material, tinta y horas de trabajo. El cliente puede solicitar la reimpresión, pero asumiendo realizar de nuevo la inversión.

85fbdca1-f432-403c-86b2-ee829dac54ea

¿Cúales son las “metidas de pata” que podemos cometer como clientes?

Aprobar un diseño sin haber pagado (o no confirmar si tu suplidor recibió el pago) puede resultar en que no se comience a producir el trabajo a tiempo. O sea que, ten pendiente realizar el pago del avance a tiempo y asegúrate que todo está corriendo de manera organizada.

No haber especificado materiales asumiendo que el suplidor sabía lo que querías.

No leer el texto en el diseño que te enviaron y haberlo aprobado con algún error de redacción o imagen. El contenido (texto) de la invitación es responsabilidad del cliente si éste lo ha confirmado como correcto.

WiriWoods_GUIAS_TITULOS_Redaccion invitacion
Si quieres conocer diferentes opciones de como redactar tus invitaciones de boda, haz ¡Click! aquí.

¿Cómo evitar esas “metidas de pata”?

Pagar a tiempo. Leer, leer y leer treinta y cinco mil veces todo el material que se va a imprimir antes de aprobarlo. Si no estás segur@ porque ya lo has visto muchas veces, muéstraselo a otras personas para que te ayuden a revisar si hay errores. Infórmate sobre lo que estás pidiendo, y ten control de los detalles.

A mi personalmente, me funciona repasar constantemente los siguientes puntos, tanto en el proceso de cotización cliente / yo / imprenta, como cuando ya estamos entrados en el proyecto, para que no se me escape ningún detallito.

WiriWoods_Chart_Suplidores

Si luego de aprobada una cotización se tiene que alterar alguna de éstas especificaciones, ambas partes deben estar informadas… siempre por escrito.

Una cosa depende de la otra

Como mencionamos en el post sobre los tiempos de entrega y producción de las invitaciones, el orden de los factores, si altera el producto. Es decir, el proceso de producción tiene su orden, y para que todo salga bien, hay que conocerlo y cumplirlo.

Aquí algunas notas sobre como funciona:

  • El tiempo de diseño depende de que los novios proporcionen a tiempo el texto REAL que irá en la invitación. Sin esta información no se puede preparar el arte para impresión.
  • El tiempo de la impresión comienza a “correr” una vez la invitación esté aprobada y se haya realizado el pago del avance. Es decir, que el texto esté verificado, corregido, nombres bien escritos, locación, fecha y hora confirmados y que su diseño esté aprobado y firmado. Después que está aprobado y se comienzan a trabajar, no hay vuelta atrás. Frenar la impresión por un error que no viste en tu invitación es tu responsabilidad por lo que deberás cubrir los gastos en que incurrió la imprenta hasta ese punto.
  • El tiempo para realizar el pendolismo comienza a calcularse a partir de la fecha en que se entrega la lista terminada y sin errores. No importa si le entregaste los sobres una semana atrás; si el pendolista no tiene la lista final, no podrá comprometerse a entregar en la fecha acordada.
  • El armado y el lacrado dependerán de la disponibilidad de materiales. Por esto deben definirse con muchas semanas el color de la cera, cinta o cualquier elemento que se vaya a agregar.

  • Ninguna imprenta, tarjetería o diseñador comienza a trabajar sin aprobación de presupuesto o sin el pago del avance, que puede ser desde un 40% a un 70% de la cotización. Los pendolistas normalmente solicitan un 50%.

WiriWoods_AJ_InviteRelieve

A raíz del post sobre lostiempos para entregar las invitaciones de bodas, varias de mis amigas y colegas wedding planers me recomendaron tocar este tema, y al final fue tanto lo que quería compartir, que esas notas resultaron ser este post aparte. Ellas también sufren cuando sus clientes “meten la pata” con el calendario y con las responsabilidades de la impresión de las invitaciones de bodas, y muchas veces, aunque este renglón no haya sido parte de su contrato, tienen que hacer de mediadoras entre una novia (frustrada) y una imprenta.

Cuando escucho a personas contando sobre sus malas experiencias con temas de tarjetería, me da mucha pena, porque me identifico. Y es que cuando me casé, yo todavía no imprimía suites de bodas, y contraté un servicio externo para que lo hiciera. Algo que ahora considero que puede ser emocionante o divertido, en ese momento me hizo pasar un muy mal rato. Esa mala experiencia, no se la deseo a nadie, y mucho menos quisiera ser jamás la parte del suplidor en una historia catastrófica que causó una incomodidad tan grande a una novia, como lo fue la entrega de mis tarjetas.

Por ese mal momento que pasé (y porque creo que no se me va a olvidar nunca la llorada que di el día que me iban a entregar mis invitaciones), fue que comencé a ofrecer, aparte del pendolismo, el servicio de impresión de tarjetería. Entendí que no tiene que ser complicado… y se puede hacer con una sonrisa.

Mi sistema de trabajo se ha basado en sobre-informar y en dejarle a conocer al cliente TODAS las posibilidades. En la primera reunión, pongo “todas las cartas sobre la mesa” (o en este caso, mi escritorio), saco 20 mil muestras de materiales y ejemplos de proyectos anteriores, para que sientan las texturas, entiendan los tamaños y los colores reales de lo que les puedo ofrecer.

WiriWoods_Escritorio_Suplidores

Muy orgullosa de los regueros en mi escritorio cuando terminan las reuniones con las novias. Estos están controlados, comparados con versiones más intensas las montañas de muestras.

Para mi es gratificante ver como tener esa información los puede hacer cambiar de opinión, y por esto tiendo a repetir varias veces las mismas cosas, incentivando a que el cliente pregunte todo lo que le pase por la cabeza.

Tengas o no la oportunidad de un encuentro cercano con la persona que te va a trabajar tus invitaciones, mi recomendación es tratar de mantener la comunicación muy muy muy clara. Te aseguro que manejar todas las especificaciones mencionadas en este post, así como conocer cuales son las responsabilidades de cada una de las partes, ayudará a que tu proceso de solicitar y poner en producción tu suite de invitaciones tenga cero inconvenientes.

Si tienes alguna duda, aporte o anécdota que quieras compartir, me encantaría leerla. Puedes dejarla en los comentarios más abajo.

¡SALUD!

 


Te invito a complementar esta lectura visitando la Guía de Redacción de Invitaciones de Bodas (de donde surge este post), así como el Protocolo de Redacción de Sobres que te ayudará a calcular entonces, la cantidad aproximada de invitaciones tendrás que imprimir para tu boda.

wiriwoods_protocoloinvitaciones2  WiriWoods_ProtocoloSobres

 

 

 

 

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google photo

You are commenting using your Google account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

Connecting to %s